Webprojekte richtig beim Servicepartner anfragen

In diesem Artikel möchten wir Sie unterstützen Webprojekte erfolgreich an Ihrem Servicepartner, sei es Webseite, Modulentwicklung oder sonstige technische Umsetzungen sein, zu kommunizieren.

Jetzt sagen die manche Projektmanager: „Das ist doch ganz einfach, wir schreiben ein Lastenheft und geben dies an unseren Servicepartner weiter, Fertig ! Dann muss doch er verstehen was wir wollen.“ 

Wenn es doch so einfach wäre … 

Sagen wir Sie als Projektmanger sind in der technischen Entwicklung schon eingearbeitet und verstehen schon vieles. Auch dann wird es schwierig für den Dienstleister sein ein Angebot geschweige ein Pflichtenheft Ihnen geben zu können. 

Die Dienstleister befragen wenn alles gut geht intern Ihre Entwickler und lassen Sie auf Ihren Aussagen irgendwelche Schätzungen machen. Hier entsteht schon der zweite Punkt der dieses Projekt sabotieren wird. 

Auf diese Schätzungen kommen nun Projektmanager, und Pauschalen drauf geschlagen, dann wird noch vielleicht ein 15% Puffer eingebaut um „ganz sicher zu gehen“ und so bekommen Sie ein Angebot. 

 

 

Was wurde im Lastenheft übersehen?

Sie als Projektmanager erstellen mit besten Gewissen eine Beschreibung von dem was Sie am Ende möchten. Jedoch sind Sie in der Materie tief drinnen oder überfliegen bestimmte wichtige Informationen oder Fakten. Diese sind entweder selbst „verständlich“ oder „nicht nennenswert“ weil diese Themen eigentlich nichts mit dem Projekt zu tun haben. Vielleicht haben Sie auch fast 3 Wochen vor diesem Dokument gesessen und haben alles reingeschrieben was Sie wissen. Auch hier reicht Papier nicht aus alles zu beschreiben und zu begreifen. 

Lösung zur erfolgreichen Anfrage auf Seitens des Projektanfragenden

Schreiben Sie ein kurzes Briefing. Richtig grob. Eigentlich so grob wie es geht.

Dadurch stacheln Sie automatisch den Dienstleister an Sie zu kontaktieren. 

Hier sollte für das Projekt ,auch bei Ausschreibungen, ein Vororttermin vereinbart werden. In dem alle Fragen beantwortet werden können und z.B. Zugriff auf bestimmte Systeme gewährt werden in dem ein Entwickler sich dies genauer anschauen und bewerten kann.  

Lösung zur erfolgreichen Anfrage auf Seitens des Dienstleisters

Auf der anderen Seite kann der Dienstleister auch einiges dazu beitragen. Wie oben beschrieben sollte auf diese magere Anfrage aktiv reagiert werden.

Sofort Kommunikation mit dem neuen Kunden aufnehmen und einen Termin vereinbaren. Im vor hinein setzen Sie sich intern zusammen und lassen Sie einen technischen Berater oder Programmierer die Thematik für den Termin vorbereiten.

Stellen Sie am besten direkt die Anfrage vor dem Termin an Zugängen für die wichtigsten Verwaltungen. z.B. Serverzugriff, TYPO3 BE Admin Zugang usw.

Im Termin wird dann im Detail auf Fragen des Entwickler eingegangen. 

Am Ende erstellen Sie ein Protokoll   

Was wurde auf Dienstleister-Seite übersehen ?

Sie sind Account Manager des Dienstleisters und möchten dem Kunden ein gutes Angebot unterbreiten. Jedoch sagt Ihnen die hälfte der Dinge in der Anforderungen nicht wirklich was.

So geben Sie diese Infos an einen Entwickler / Head of Technology und lassen diesen das Dokument durchlesen. Hier erstellt er einen Kostenvoranschlag. Sie schauen sich das an und rechnen vielleicht noch mal - 15 % weniger damit das Angebot angenommen wird. 

Und das ist der Fehler den die meisten Dienstleister begehen 

Ab hier sollte ein direkter Dialog eingefordert werden

Man sollte bei ab einem mittelständigen Projekt einen Workshop anbieten in dem das Team welches das Projekt initial umsetzen wird mitgenommen wird. Hier erarbeiten alle Teammitglieder den ersten Scope, den der Kunde und der Dienstleister sehen.

Diese Vorgehensweise zeigt  

• Transparenz
• Ehrlichkeit
• Kommunikation in Augenhöhe

Wünsche jetzt sind nicht wünsche in 1/2 Jahr

Was auch gleich mitgeteilt werden sollten von Dienstleister Seite das der Kunde im Laufe des Projektes seine Wünsche sich normalerweise zwischen 3 - 7% pro Woche verändern werden.

Dadurch ist fest zu halten das der Scope der nach dem Workshop erstellt wurde nur eine Bestandsaufnahme vom xx.xx.xx Tag ist.

Zusammenfassung erstellen

Aus diesem Meeting erstellt der Dienstleister ein grobes Angebot auf dem schon sehr klar durch das Projektteam definiert werden kann wie komplex das Thema ist und wie lange es ca. dauern wird.